1. Responsables des traitements
OAKTEAM traite les données nécessaires à la création des comptes, à la sécurité et au fonctionnement du service. Chaque organisation cliente est responsable des données de contacts professionnels qu’elle saisit, importe ou synchronise dans son espace.
2. Données traitées
- Données du compte : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, organisation et rôle.
- Données d’annuaire : sociétés, fonctions, coordonnées professionnelles, expertises, zones, notes et historique d’interactions.
- Données techniques : dates de création et de modification, événements de synchronisation, erreurs et éléments nécessaires à la sécurité.
- Données Microsoft 365, uniquement lorsque l’utilisateur active volontairement la connexion de ses contacts.
3. Finalités et bases légales
Les données servent à fournir l’annuaire partagé, gérer les accès, rechercher et enrichir les contacts, synchroniser Microsoft 365 lorsque cette option est activée, prévenir les abus et assurer le support. Ces traitements reposent selon le cas sur l’exécution du service, l’intérêt légitime à sécuriser et améliorer celui-ci, ou le consentement lorsque celui-ci est requis.
4. Accès et destinataires
Les données d’une organisation sont isolées de celles des autres organisations. Leur accès dépend du rôle attribué : Administrateur, Contributeur ou Lecteur. Les prestataires techniques indispensables à l’hébergement, à l’authentification et à la supervision peuvent traiter des données dans la stricte limite de leur mission. Microsoft reçoit ou transmet des données uniquement lorsque la synchronisation Microsoft 365 est activée.
5. Synchronisation Microsoft 365
La connexion utilise les autorisations déléguées minimales nécessaires à l’identité de l’utilisateur et à ses contacts. Les jetons d’accès sont conservés et chiffrés côté serveur ; ils ne sont pas stockés dans le navigateur. L’utilisateur peut déconnecter Microsoft 365 depuis l’application.
6. Conservation et sécurité
Les données sont conservées pendant la durée d’utilisation du service, puis supprimées ou anonymisées selon les obligations applicables et les instructions de l’organisation cliente. OAKTEAM met en œuvre une isolation par organisation, des contrôles d’accès et des mesures de chiffrement adaptées aux données sensibles.
7. Vos droits
Selon la réglementation applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, et vous opposer à certains traitements. Contactez d’abord l’organisation qui a enregistré vos coordonnées ou écrivez à info@oakteam.fr. Vous pouvez également saisir la CNIL.
8. Évolution de la politique
Cette politique peut évoluer pour refléter les changements du service ou de la réglementation. La date de mise à jour figure en haut de page.